TEKNIK INDUSTRI: PROSES MANAJEMEN ORGANISASI

PROSES MANAJEMEN ORGANISASI

Organisasi dalam bahasa Yunani (ὄργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.

Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi

organisasi (organizational studies), perilaku organisasi (organizational behaviour), atau analisis organisasi (organization analysis).

A. DEFINISI ORGANISASI

Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.

1. Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama .

2. James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama .

3. Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

4. Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

Partisipasi

Dalam berorganisasi setiap individu dapat berinteraksi dengan semua struktur yang terkait baik itu secara langsung maupun secara tidak langsung kepada organisasi yang mereka pilih. Agar dapat berinteraksi secara efektif setiap individu bisa berpartisipasi pada organisasi yang bersangkutan. Dengan berpartisipasi setiap individu dapat lebih mengetahui hal-hal apa saja yang harus dilakukan.

Pada dasarnya partisipasi didefinisikan sebagai keterlibatan mental atau pikiran dan emosi atau perasaan seseorang di dalam situasi kelompok yang mendorongnya untuk memberikan sumbangan kepada kelompok dalam usaha mencapai tujuan.

Keterlibatan aktif dalam berpartisipasi, bukan hanya berarti keterlibatan jasmaniah semata. Partisipasi dapat diartikan sebagai keterlibatan mental, pikiran, dan emosi atau perasaan seseorang dalam situasi kelompok yang mendorongnya untuk memberikan sumbangan kepada kelompok dalam usaha mencapai tujuan serta turut bertanggung jawab terhadap usaha yang bersangkutan.

B. STRUKTUR ORGANISASI

Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun Organisasi adalah suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan

Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.

Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme grave organisasi terolah. Struktur ini terdiri dari unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

Faktor-Faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :

1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.

2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi outlay akan membedakan bentuk struktur organisasi.

3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.

4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.

Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1. Spesialisasi kegiatan.

2. Koordinasi kegiatan

3. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan.

4. Ukuran satuan kerja.

C. BENTUK-BENTUK ORGANISASI

Menurut pola hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, maka bentuk organisasi dapat dibedakan sebagai berikut:

Ø Bentuk Organisasi Garis

Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.

Kebaikannya:

1. Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.

2. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.

3. Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.

Keburukannya :

1. Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.

2. Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

3. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

Ø Bentuk Organisasi Fungsional

Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.

Kebaikannya :

1. Pembidangan tugas-tugas jelas.

2. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.

3. Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.

Keburukannya;

1. Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.

2. Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.

Ø Bentuk Organisasi Garis dan Staff

Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.

Kebaikannya :

1. Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.

2. Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.

3. Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.

Keburukannya:

1. Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun

2. Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.

Ø Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff

Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.

Ø Organisasi Formal Dan Informal

Organisasai formal yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai tujuan yang ditetapkan secara rasional.

Organisasi informal yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.

Ø Organisasi kepanitiaan

Organisasi yang dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.

Kebaikannya :

a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.

b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.

c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team

Kelemahannya :

a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.

b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.

c. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

D. DEPARTMENTASI

a) Departementasi Fungsional

Departemen Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.

Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi.

Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan.

Kebaikan :

1. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama.

2. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.

3. Memusatkan keahlian organisasi.

4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak

5. Tugasnya jelas

6. Pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak

7. Hanya membutuhkan manajer saja yang harus berwawasan luas

8. Mudah dijelaskan pada anggota bila ada persoalan

Kelemahan :

1. Menciptakan konflik antar fungsi.

2. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas.

3. Umpan balik yang lambat.

4. Memusatkan pada kepentingan tugasnya.

5. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

6. Kejenuhan akibat monotonnya aktivitas

7. Komunikasi antar area tidak lancar terutama bila ada problem

8. Individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hierarki

b) Departementasi Divisional

Departementasi divisional, departemen perusahaan besar yang berupa bisnis terpisah; mungkin ditujukan untuk membuat dan menjual produk spesifik atau melayani pasar spesifik.

Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

v Struktur organisasi divisional atas dasar produk

Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemprosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

v Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.

Pengelompokkan kegiatan atas dasar, tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.

Kebaikan :

1. Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala.

2. Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasidan prestasi kerja terpelihara.

3. Kualitas dan kecepatan membuat keputusan meningkat.

4. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas

5. Merumuskan tanggung – jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja.

6. Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas.

7. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.

8. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

Kelemahan :

1. Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.

2. Seberapa besar delegasi wewenang diberikan.

3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan.

4. Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi.

5. Masalah duplikasi sumber daya dan perlatan yang tidak perlu

6. Masing-masing divisi bisa menghadapi problem yang sama sehingga terjadi pengulangan dalam pengatasannya

7. Target divisi bisa mengalahkan target organisasi

8. Konflik antar divisi bisa terjadi, bila terjadi problem organisasi, maka membutuhkan orang yang sangat ahli dan menguasai banyak hal

E. KOORDINASI

Suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi. Orang yang menggerakkan / mengkoordinasi unsur-unsur manajemen untuk mencapai tujuan disebut koordinator (manajer).

Teori-teori koordinasi :

a. Menurut E. F. L. Brech dalam bukunya, The Principle and Practice of Management :

Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.

b. Menurut G. R. Terry dalam bukunya, Principle of Management :

Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron / teratur untuk menyediakan jumlah danm waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

Menurut tinjauan manajemen, koordinasi menurut Terry meliputi :

1. Jumlah usaha baik secara kuantitatif, maupun secara kualitatif

2. Waktu yang tepat dari usaha-usaha tersebut

3. Directing atau penentuan arah usaha-usaha tersebut

Syarat-syarat koordinasi :

1. Sense of Cooperation, perasaan untuk saling bekerja sama, dilihat per bagian.

2. Rivalry, dalam perusahaan besar, sering diadakan persaingan antar bagian, agar saling berlomba untuk kemajuan.

3. Team Spirit, satu sama lain per bagian harus saling menghargai.

4. Esprit de Corps, bagian yang saling menghargai akan makin bersemangat.

Sifat-sifat koordinasi :

1. Koordinasi adalah dinamis, bukan statis.

2. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang manajer dalam kerangka mencapai sasaran.

3. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.

Koordinasi dibedakan atas :

1. Koordinasi vertikal, tindakan-tindakan atau kegiatan penyatuan, pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.

2. Koordinasi horisontal, tindakan-tindakan atau kegiatan penyatuan, pengarahan yang dijalankan terhadap kegiatan dalam tingkat organisasi yang setingkat.

Koordinasi horisontal terbagi :

a. Interdiciplinary, Koordinasi dalam rangka mengarahkan, menyatukan tindakan, mewujudkan, menciptakan disiplin antara unit yang satu dengan unit yang lain secara intern maupun ekstern pada unit-unit yang sama tugasnya.

b. Inter-Related, koordinasi antar badan (instansi). Unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi instansinya saling berkaitan secara intern-ekstern yang selevel.

Cara mengadakan Koordinasi :

1. Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan yang tepat haru sdiambil untuk menciptakan, menghasilkan koordinasi yang diharapkan.

2. Mensosialisasikan tujuan kepada para anggota, agar tujuan tersebut berjalan secara bersama, tidak sendiri-sendiri.

3. Mendorong anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, dll.

4. Mendorong anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.

Coordination dan Cooperation :

- Koordinasi berhubungan dengan sinkronisasi, jumlah, waktu, arah dan mempunyai arti lebih luas daripada kooperasi.

- Kooperasi adalah tindakan bersama oleh sejumlah orang terhadap tujuan yang sama.

F. RENTANG MANAJEMEN

Juga dikenal sebagai rentang kendali adalah konsep yang sangat penting pengorganisasian fungsi manajemen. Hal ini mengacu pada jumlah bawahan yang dapat ditangani secara efektif oleh seorang atasan dalam suatu organisasi. Ini menandakan bagaimana hubungan direncanakan antara bawahan unggul dan dalam suatu organisasi.

Rentang manajemen umumnya dikategorikan dalam rentang dua kepala-Persempit dan rentang lebar. Span sempit manajemen berarti seorang manajer atau supervisor mengawasi bawahan beberapa. Hal ini menimbulkan suatu struktur organisasi yang tinggi. Sementara rentang luas manajemen berarti seorang manajer atau supervisor mengawasi sejumlah besar bawahan. Hal ini menimbulkan suatu structure.

Organisasi datar adalah hubungan terbalik antara rentang manajemen dan jumlah tingkat hirarkis dalam sebuah organisasi yaitu mempersempit rentang manajemen semakin besar jumlah tingkatan dalam suatu organisasi.

Rentang sempit manajemen lebih mahal dibandingkan dengan rentang yang luas dari manajemen karena ada jumlah yang lebih besar dari atasan / manajer dan dengan demikian ada masalah komunikasi yang lebih besar juga antara berbagai tingkatan manajemen. Semakin sedikit geografis tersebar bawahan adalah semakin baik adalah memiliki rentang yang luas dari manajemen karena akan layak bagi para manajer untuk berhubungan dengan bawahan dan menjelaskan kepada mereka bagaimana efisien melakukan tugas. Dalam kasus rentang sempit manajemen ada peluang pertumbuhan yang relatif lebih untuk bawahan sebagai jumlah tingkat lebih.

Yang lebih efisien dan terorganisir manajer dalam melaksanakan tugas-tugas mereka semakin baik adalah memiliki rentang yang luas dari manajemen untuk organisasi tersebut. The kurang mampu termotivasi dan percaya diri karyawan semakin baik untuk memiliki rentang sempit manajemen sehingga manajer dapat menghabiskan waktu dengan mereka dan mengawasi mereka dengan baik. Semakin standar adalah sifat tugas yaitu jika tugas yang sama dapat dilakukan dengan menggunakan input yang sama semakin baik adalah memiliki rentang yang luas dari manajemen sebagai jumlah lebih dari bawahan dapat diawasi oleh seorang atasan tunggal. Ada lebih fleksibel pengambilan keputusan cepat komunikasi yang efektif antara tingkat atas dan manajemen tingkat rendah dan interaksi pelanggan yang meningkat dalam hal rentang yang luas dari manajemen. Kemajuan teknologi seperti ponsel mail dll membuatnya layak bagi atasan untuk memperluas rentang manajemen mereka karena ada lebih komunikasi yang efektif.

Sebuah rentang yang optimal / ideal kendali menurut penulis modern adalah fifteen ke dua puluh bawahan per manajer sedangkan menurut penulis tradisional jumlah yang ideal adalah enam bawahan per manajer. Tapi sebenarnya suatu rentang ideal kontrol tergantung pada sifat organisasi keterampilan dan kemampuan manajer keterampilan karyawan dan kemampuan sifat pekerjaan tingkat interaksi yang diperlukan antara atasan dan bawahan.

G. WEWENANG

Wewenang adalah kekuasaan atau hak untuk memerintah atau meminta orang lain berbuat sesuatu. Dalam manajemen wewenang dapat dipandang sebagai kekuasaan untuk meminta orang lain melakukan perbuatan-perbuatan tertentu, bekerja secara tertentu untuk mencapai tujuan tertentu. Di dalam wewenang, termasuk kekuasaan untuk mengambil keputusan, dan memaksakan pelaksanaannya, serta kekuasaan untuk memerintah

Kepatuhan dapat diperoleh melalui pemberian perhatian, memberi penjelasan/pengertian tentang sesuatu, bujukan, sanksi-sanksi, permintaan, atau bahkan paksaan. Tetapi dalam manajemen modern sikap paksaan untuk memperoleh keputusan dari bawahan harus dihindari

Menurut G. R. Terry “Authority is the official and legal right to command by others and enforce compliance”. Artinya: Wewenang adalah kekuasaan resmi dan kekuasaan pejabat untuk menyuruh pihak lain, supaya bertindak dn taat kepada pihk yang memiliki wewenang itu.

Menurut Louis A Allen “Authority is the sum of the power and rights entrusted to make possible the performance of the worh delegated. Artinya: Wewenang adalah sejumlah kekuasaan (powers) dan hak (rights) yang didelegasikan pada suatu jabatan.

Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnel Authority is legal or right full power, right to command or to act. Artinya: Wewenang adalah kekuasaan yang sah, suatu hak untuk memerintah atau bertindak.

Jadi pengertian Wewenang (Authority) adalah merupakan dasar untuk bertindak, berbuat, dan melakukan kegiatan/aktivitas dalam suatu perusahaan. Tanpa wewenang orang-orang dalam perusahaan tidak dapat berbuat apa-apa. Dalam authority selalu terdapat power and right, tetapi dalam power belum tentu terdapat authority and right.

a. Jenis-jenis Wewenang (Authority):

1. Line Authority (Wewenang garis)

2. Staff Authority (wewenang staf)

3. Functional Authority (wewenang fungsional)

4. Personality Authority (wewenang wibawa)

b. Sumber-sumber Authority:

1. Formal Authority Theory (Institutional approach = teori wewenang formal)

2. Acceptance Authority theory (teori penerimaan wewenang)

3. Authority of the stuation artinya wewenang diperoleh seseorang karena situasi.

4. Position Authority artinya wewenang karena posisi (jabatan) dalam organisasi.

5. Technical Authority (wewenang teknis) artinya wewenang diperoleh seseorang karena keahlian khusus sebagai akibat dari pengalaman, popularitas, kemampuan mengambil keputusan yang jitu.

6. Yuridis Authority (wewenang hokum) artinya wewenang itu diperoleh seseorang karena hokum atau undang-undang.

c. Batas-batas Authority (Limits of Authority)

1. Kemampuan jasmaniah (fisik)

2. Alamiah

3. Teknologi

4. Pembatasan ekonomi

5. Partnership agreement

6. Lembaga

7. Pembatasan hukum