PROSES
MANAJEMEN
A.
Pengertian
Manajemen
Manajer adalah
orang yg mengatur pekerjaan atau kerja sama di antara berbagai kelompok atau
sejumlah orang untuk mencapai sasaran, manajer juga bias disebut orang yg berwenang dan bertanggung jawab
membuat rencana, mengatur, memimpin, dan mengendalikan pelaksanaannya untuk
mencapai sasaran tertentu.
Erni dan
kurniawan (2005) mengungkapkan manajer adalah individu yang bertanggung jawab
secara langsung untuk memastikan kegiatan dalam sebuah organisasi dijalankan
bersama para anggota dari organisasi.
Dan tugas seorang manager adalah
bagaimana mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya,
pendidikan dan lain sebagainya) kedalam suatu tujuan organisasi yang sama
dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian.
Adapun mekanisme yang diperlukan untuk
menyatukan variabel diatas adalah sebagai berikut:
§ Pengarahan
(direction) yang mencakup pembuatan keputusan, kebijaksanaan, supervisi, dan
lain-lain.
§ Rancangan
organisasi dan pekerjaan.
§ Seleksi,
pelatihan, penilaian, dan pengembangan.
§ Sistem
komunikasi dan pengendalian.
§ Sistem
reward.
1.
Manajer dibagi dalam
beberapa tingkatan
a.
Manajer puncak (top manager)
Eksekutif puncak yang jumlahnya sedikit dan
bertanggung jawab atas keseluruhan kinerja perusahaan besar. Jabatan
meliputi president, vice
president, Chief Excecutive Officer (CEO), dan Chief Financial Officer (CFO).
b.
Manajer menengah (middle manager)
Manajer yang mengimplementasikan strategi, kebijakan, dan
keputusan yang diambil oleh manajer puncak. Jabatan seperti manajer pabrik,
manajer operasi, dan manajer divisi.
c.
Manajer lini pertama (first-line manager)
Manajer yang bekerja dengan menyelia karyawan yang melapor kepada
mereka. Jabatan seperti manajer kantor dan pimpinan kelompok.
Bidang-bidang manajemen (tipe keahlian kelompok)
·
Manajer SDM
Merekrut dan melatih
karyawan, menilai kerja, dan menetapkan kompensasi
·
Manajer Operasi
Bertanggung jawab atas
produksi, invntori, dan kendali mutu.
·
Manajer Pemasaran
Bertanggung jawab untuk
menyerahkan produk dari produsen ke konsumen.
·
Manajer informasi
Merancang dan
mengimplementasikan system untuk mengumpulkan, mengorganisir dan
mendistribusikan informasi
·
Manajer Finansial
Mengawasi fungsi
akuntansi dan sumber daya keuangan.
2. Tingkatan
dalam Manajemen (manajemen level)
Dilihat dari tingakatan organisasi, manajemen dibagi dalam 3 tingkatan
yaitu:
a)
Manajemen
Puncak (Top Management)
Manajer bertaggungjawab atas pengaruh yang
ditmbulkan dari keputusan-keputusan manajemen keseluruhan dari organisasi.
Misal: Direktur, wakil direktur, direktur utama. Keahlian yang dimiliki para
manajer tinggkat puncak adalah konseptual, artinya keahlian untuk membuat dan
mmerumuskan konsep untuk dilaksanakan oleh tingkatan manajer dibawahnya. Misal:
b)
Manajemen
Menengah (Middle Management)
Manajemen menengah harus memeiliki keahlian
interpersonal/manusiawi, artinya keahlian untuk berkomunikasi, bekerjasama dan
memotivasi orang lain. Manajer bertanggungjawab melaksanakan reana dan
memastikan tercapainya suatu tujuan. Misal: manajer wilayah, kepala divisi,
direktur produk.
c)
Manajemen
Bawah/Lini (Low Management)
Manager bertanggung jawab menyelesaikan
rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer yang lebih tinggi. Pada
tngkatan ini juga memiliki keahlian yaitu keahlian teknis, atrinya keahlian
yahng mencakup prosedur, teknik, pengetahuan dan keahlian dalam bidang khusus.
Misal: supervisor/pengawas produksi, mandor.
3. Tingkatan
Manajer
a.
Manajer Puncak
(top manager)
Manajer
puncak berada pada puncak hierarki dan bertanggung jawab atas keseluruhan
organisasi. Mereka menyandang jabatan seperti presiden, ketua, direktur
eksekutif, presiden direktur (chief executive officer - CEO), dan wakil
presiden eksekutif. Manajer puncak bertanggung jawab untuk menentukan tujuan
organisasi, menetapkan strategi untuk mencapai tujuan tersebut, mengawasi dan
menginterpretasikan lingkungan eksternal, serta mengambil keputusan yang
mempengaruhi seluruh organisasi. Mereka
memandang kedepan dalam jangka panjang , memperhatikan tren lingkungan secara
umum, dan keberhasilan perusahaan secara keseluruhan. Di antara tanggung jawab
yang paling penting untuk manajer puncak adalah mengkomunikasikan visi bersama
untuk organisasi, membentuk budaya perusahaan, dan menjaga semangat
kewirausahaan yang dapat membantu perusahaan menyeimbangi perusahaan yang cepat.
Terlebih pada masa sekarang, manajer puncak harus melibatkan pengetahuan,
keahlian, dan kemampuan unik dari masing – masing karyawan.
b.
Manajer
Menengah (middle manager)
Manajer menengah bekerja
pada tingkat menengah organisasi dan bertanggung jawab atas unit usaha dan
departemen utama. Contoh manajer menengah ini adalah kepala departemen, kepala
divisi, manajer kendali mutu, dan direktur laboratorium riset. Manajer menengah
umumnya memiliki dua atau lebih tingkatan manajemen di bawahnya. Mereka
bertanggung jawab atas implementasi strategi secara keseluruhan dan kebijakan
yang ditentukan oleh manajer puncak. Manajer menengah umumnya berurusan dengan
masa depan yang tidak terlalu jauh dan diharapkan dapat membina hubungan baik
dengan sesama manajer di dalam organisasi, mendorong kerja tim, dan
menyelesaikan konflik.
c.
Manajer Lini
Pertama (first-line manager)
Manajer lini pertama
secara langsung bertanggung jawab atas produksi barang dan jasa. Mereka
merupakan tingkatan pertama atau kedua manajemen dan memegang jabatan sebagai
penyelia, manajer lini, kepala seksi, dan manajer kantor. Mereka bertanggung
jawab atas sekelompopk karyawan non manajemen. Perhatian mereka yang utama
adalah penerapan aturan dan prosedur untuk mencapai produksi yang efisien,
memberikan bantuan teknis, dan memotivasi bawahan. Jangka waktu pada tingkat
ini terbilang pendek , dengan penekanan pada pencapaian tujuan dari hari
kehari.
4. Peran
Manajer
Selain menjalankan fungsi manajemen, seorang manajer
juga dituntut untuk menjalankan perannya sebagai seorang manajer. Tugas menajer
meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkordinasi dan
pengendali, seluruh sumber daya yang ada guna mencapai tujuan. Menurut Mintzberg peran
seorang manajer dapat dibagi menjadi tiga peran besar yaitu, interpersonal,
informational, dan decisional. Interpersonal merupakan peran manajer yang
berkaitan dengan pekerjaan yang berhubungan denga orang lain dan tugas-tugas yang
bersifat seremonial dan simbolik. Informational merupakan peran manajer yang
berkaitan dengan menerima, menyimapn dan menyebarluaskan informasi. Sedangikan
decisional merupakan peran manajer yang berkaitan dengan penentuan berbagai
pilihan.
1. Peran Interpersonal Manajer (Interpersonal
Manajerial)
Manajer mempunyai tiga peran dalam hubungannya
dengan sesame anggota perusahaan atu industry yaitu:
a.
Peran figure
Peran figure artinya bahwa seorang maanjer merupakan
symbol. Manajer harus berperan melakukan tugas rutin yang berkaitan dengan
tugas-tugas resmi dan pekerjaan-pekerjaan yang bersifat sosial. Sebagai contoh
adalah memberi sambutan pada acara resmi, membuka acara yang diselenggarakan
industry, menjadi penanggung jawab setiap kegiatan dan sebagainya.
b.
Peran pemimpin
Manajer
adalah pemimpin sehingga manajer harus mampu memimpin, membimbing, memotivasi,
memberikan reward dan pusnishmen, mengatur anggotanya melalui pembagian kerja agar
tujuan dapat tercapai.
c.
Peran Penghubung
Peran
manajer yang lain adalah sebagai penghubung antar anggota atau sumber daya
manusia, antar anggota dan pihak eksternal. Untuk itu diperlukan kemampuan komunikasi
dari manager agar dapat terjadi hubungan yang harmonis antara anggota
organisasi maupun dengan pihak eksternal.
2. Peran
informasional Manajer
Manajer mempunyai peran dalam hal pencarian,
pengelolahan dan penistribusian baik dari maupun untuk anggotanya. Peran
manajer dalam bidang informasi meliputi tiga peran:
a.
Pemonitor
Manajer harus menjalankan peran dalam hal
mencari, menerima berbagai informasi pengembangan pemahaman terhadap
industry. Seorang manajer harus mampu melakukan monitoring terhadap semua
kejadian yang dapat memberikan pegaruh terhadap industry.
b.
Deseminasi
Manajer harus menjalankan peran sebagai desiminator yaitu dalam
penyebaran informasi baik kepada internal maupun eksternal perusahaan atau
industry. Manajer harus dapat membedakan antara informasi yang berasal dari
fakta (kebenaran) atau informasi yang bersifat interpretasi.
c.
Juru bicara
Manajer mempunyai peran yang sangat sebagai
juru bicara yaitu dalam hal menyampaikan dan menyebarkan informasi kepada pihak
luar kegitan-kegiatan ataupun produk dan hasil yang dicapai.
3. Peran
Pengambil Keputusan
a. Kewirausahaan
Seorang
manajer harus mampu mencari berbagai peluang bagi perusahaan atau industry
terhadap lingkungannya dan mengambil inisiatif untuk mengembangkan
berbagai proyek perubahan. Manajer perlu mengembangkan jiwa enterprenuership
guna mengembangkan organisasi menjadi lebih profit, lebih baik dan lebih skses.
b. Penyelesai
masalah
Manajer mempunai
tanggung jawab terhadap tindakan perbaikan ketika terjadi masalah yang tidak
diharapkan.
c.
Perunding
peran perunding peran yang menempatkan manajer
sebagai perunding (negotiator) baik dengan pihak – pihak dalam lingkungan
organisasi maupun pihak luar guna pemecahan bagi masalah – masalah yang
dihadapi organisasi.
Manajer mempunyai tugas yang utama yaitu Planning, organizing, actuating, leading, staffing anda controlling sehingga manajer berperan dalam mengalokasikan
sumber daya yang ada baik material, machine, money dan sumber day industry yang
lain.
Negosiator atau juru runding, manajer bertanggung jawab dalam mewakili
perusahaan atau industry pada kegiatan negosiasi dengan pihak luar perusahaan
atau industry, sehingga manajer perlu mengembangkan kemampuan negosiasi.
5. Keterampilan
Manajer
Menurut Robert L. Katz, seorang manajer harus
memiliki minimal tiga keterampilan dasar. Keterampilan dasar inilah yang akan
berkembang menjadi keahlian seorang manajer. Apa saja ketiga keterampilan dasar
manajer tersebut? ini dia.
a)
Keterampilan
konseptual (conceptional skill),
Yaitu keterampilan seorang manajer dalam konsep
pemikiran, ide, gagasan yang sangat berguna bagi penyusunan rencana dan
pemecahan masalah nanti.
b)
Keterampilan
berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Yaitu kemampuan seorang manajer untuk berinteraksi
dengan orang lain. Karena dengan komunikasi dan interaksi yang baik dengan
orang lain maka akan membawa dampak baik juga bagi manajer tersebut.
c)
Keterampilan
teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi
manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan
kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan
program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W.
Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:
a)
Keterampilan
manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan
seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin
mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai
manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia
bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji
Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana
dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan
perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil
dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset
berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi
produktivitas perusahaan.
b)
Keterampilan
membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara
terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling
utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager).
Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang
manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat
diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap
alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik.
Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta
mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar
6.
Proses Manajemen
Proses
manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar
yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara
umum, yaitu proses perencanaan, proses
pengorganisasian, proses
pelaksanaan dan proses
pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara
ekonomis. Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari berbagai
pendapat praktisi dan ahli mengenai manajemen. Gagasan-gagasan tersebut adalah
sebagai berikut :
·
Menurut Henri Fayol : Proses
Manajemen adalah "perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan
koordinasi".
·
Menurut Gulick dan Urwick: Proses
Manajemen adalah "Perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan,
koordinasi, pelaporan dan penganggaran".
·
Menurut William M. Fox: Proses Manajemen
adalah "Perencanaan, pengorganisasian, pengendalian".
·
Menurut Ernest Dale: Proses manajemen
adalah "Perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, pengendalian,
inovasi, representasi".
·
Menurut Koontz dan O'Donnell: Proses
manajemen adalah "perencanaan,
pengorganisasian, staffing, pengarahan, pengendalian".
Semua gagasan itu didasarkan pada
pra-anggapan yang menghendaki pembagian proses kerja para manajer menjadi
bagian-bagian yang dapat dilaksanakan. Proses-proses itu berulangkali
dinyatakan sebagai "langkah-langkah dasar manajemen", batu-batu
fondasi manajemen antara lain sebagai berikut :
1.
Proses perencanaan meliputi
gagasan bahwa manajemen mengantisipasi berbagai kondisi seperti peluang dan kendala
di masa depan, dan berusaha menetapkan lebih dulu apa yang harus mereka lakukan
dan apa yang akan mereka capai.
2.
Proses
pengorganisasian berarti menempatkan orang dan
prasarana serta sarana dan sumberdaya dalam suatu tata-hubungan yang kondusif
untuk bekerja sama menuju sasaran bersama.
3.
Proses
pelaksanaan meliputi pemberian arahan,
perintah kerja, dorongan dan motivasi kerja, serta pemecahan masalah. Sementara
itu
4.
Proses
pengendalian dilakukan dengan pengamatan,
mencermati laporan, dan melakukan inspeksi supaya pekerjaan di semua bagian
sesuai dengan persyaratan kualitas dan ketentuan rencana hasil, dan sesuai
dengan anggaran biaya.
Pekerjaan manajemen dalam kenyataannya
tidak sesederhana mengucapkan daftar kata "perencanaan",
"pengorganisasian", "pelaksanaan" dan "pengendalian"
seperti mantera. Tetapi keempat kata itu mewakili rumpun kegiatan yang kompleks
menurut bidang kegiatan lembaga yang dimanajemeni sebagai kategorisasi
pemikiran.
Proses manajemen itu ditanamkan karena
sederhana dan gampang dipahami pada para peserta gugus-mutu,
dalam rangka memanajameni pekerjaan mereka masing-masing.
A.
Proses-proses
dalam manajemen
Ada tiga tahap yang di lakukan dalam
proses-proses manajemen, berukut ketiga contoh proses-proses manajemen dalam
sebuah proyek.
1.
Proses
Perencanaan (Planning Process)
Proses Perencanaan (Planning Process) mencakup
tentang penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan pembentukan organisasi tim,
adapun dalam mengerjakan beberapa proyek sekaligus (umumnya pada perusahaan
besar), cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya fisik
adalah melalui organisasi proyek dengan spsesikasi :
1. Pekerjaan
dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus
2. Pekerjaaan
unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada
3. Pekerjaan
terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan
ketrampilan khusus
4. Proyek
bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
5. Proyek
meliputi hampir semua lini organisasi,
Organisasi proyek dipimpin oleh seorang
manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain
maupun membuat laporan kepada manajemen puncak dan tanggungjawab manajer proyek
adalah dapat menetapkan “
1. Seluruh
kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang
tepat.
2. Proyek
selesai sesuai budget
3. Proyek
memenuhi sasaran kualitas.
4. Tenaga
kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang
diperlukan dalam pekerjaan mereka.
2.
Penjadwalan
(Schedulling)
Penjadwalan (Schedulling) yaitu
menghubungkan antara tenaga kerja, uang, dan bahan yang digunakan dalam proyek.
Penjadwalan proyek meliputi kegiatan
menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku,
tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Pendekatan yang
populer digunakan adalah Diagram Gantt atau Metode Bagan Balok (Bar
Chart). Cara penjadwalan proyek yang lain adalah PERT (Project
Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method).
Penjadwalan proyek membantu dalam
bidang:
1.
Menunjukkan hubungan tiap kegiatan
lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.
2.
Mengidentifikasikan hubungan yang harus
didahulukan di antara kegiatan.
3.
Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu
yang realistis untuk tiap kegiatan.
4.
Membantu penggunaan tenaga kerja, uang
dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek.
3.
Pengendalian
(Controlling)
Pengendalian proyek meliputi
pengendalian terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran. Pengendalian
proyek juga digunakan untuk merevisi rencana proyek dan memungkinkan untuk
mengganti/menggeser sumber daya ke tempat yang memerlukan (mengelola
ulang) sehingga tepat waktu dan biaya.
Pengendalian proyek melibatkan
pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget. Pengendalian
juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan
pengaturan sumber daya kemana diperlukan.
Untuk saat ini telah banyak software
yang dapat dipergunakan diantaranya Primavera, MacProject, Pertmaster,
Visischedule, Timeline, MS Project.
Pengelolaan pengendalian di dalam sistem
informasi, berarti kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh
manajer sistem informasi untuk
meyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam sistem teknologi informasi
masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah gangguan-gangguan
terhadap sistem informasi. Tujuan dari sistem informasi tidak akan
mengena jika sistem ini terganggu, sehingga sistem informasi harus mempunyai
pertahanan terhadap gangguan-gangguan tersebut dan pertahanan ini harus
dilakukan terus-menerus. Pertahanan
dari sistem informasi sering disebut dengan pengendalian dan
keamanan sistem informasi yang didefinisikan sebagai penjagaan terhadap
fasilitas dan proses komputer dari gangguan-gangguan yang disengaja maupun yang
insidental tidak disengaja yang dapat menyebabkan perubahan-perubahan,
kerusakan-kerusakan atau pencurian-pencurian sumber-sumber daya sistem
informasi secara tidak sah.
Daftar Pustaka :
Bahan
ajar print out Proses Manajemen BAB 2, oleh Ir. Irwan Soejanto, MT Jurusan
Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri UPN “Veteran” Yogyakarta.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar